Signaturanfragen erstellen

Hier finden Sie Erklärungen und Videos wie man mit FP Sign Signaturanfragen erstellt.

Zusatzfunktionen wie bspw. Empfängergruppen finden Sie hier ebenfalls.

 

In FP Sign können Sie Signaturanfragen mit einem oder mehreren signaturpflichtigen Dokumenten erstellen. Vorgänge mit mehreren signaturpflichtigen Dokumenten werden auch Dokumentenmappe genannt.

Hierbei ergeben sich vereinzelt Unterschiede in der Erstellung, den verfügbaren Funktionen und der Verarbeitung:

  • Delegation von Vorgängen steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung
  • Ablaufdatum für Vorgänge steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung
  • Dokumente einer Dokumentenmappe werden bei Erstellung und Unterzeichnung nacheinander angezeigt
  • Beim Unterzeichnen kann zwischen den Dokumenten gewechselt werden, indem oben auf das Dokumentensymbol geklickt wird
  • Unterschreibt ein Empfänger bei mehreren Dokumenten mindestens 1 Dokument, dann kann bei anderen Dokumenten der Dokumentenmappe das Signaturlevel "Zur Information" für diesen Empfänger nicht genutzt werden
 

Signaturanfrage mit Einzeldokument erstellen

 

 

Führen Sie für die Erstellung einer Anfrage mit einem signaturpflichtigen Dokument folgende Schritte durch:

  1. Loggen Sie sich ein unter https://app.fp-sign.com
  2. Klicken Sie auf Neue Anfrage erstellen
    • Dies wird nur angezeigt, wenn Ihr FP Sign Administrator Ihnen das Recht Workflow Ersteller zugewiesen hat
  3. Folgen Sie Schritt 1 und laden Sie ein Dokument hoch
    • (optional) Laden Sie Anlagedokumente hoch, welche bei der Anfrage mitgesendet, jedoch nicht signiert werden sollen
  4. Folgen Sie Schritt 2
    • Wählen Sie Signieren/Unterzeichnen (oder ein anderes Signaturlevel) aus um das Dokument vor versandt selber zu signieren
    • Wählen Sie ein Signaturbild aus oder laden Sie ein eigenes Signaturbild hoch
    • Klicken Sie das Signaturbild an
    • Bewegen Sie das Signaturbild in der Dokumenten an die gewünschte Stelle
    • Bestätigen Sie die Platzierung Sie die Signatur mit dem blauen Haken
      ODER
    • Wählen Sie Lesebestätigung (ohne Unterschrift) um das Dokument ohne eine eigene Signatur zu versenden
  5. Folgen Sie Schritt 3
    • Füllen Sie das Feld: E-Mail-Adresse des Signaturempfängers
    • FP Sign überprüft nun, ob der Empfänger FP Sign bekannt ist
    • Wenn er nicht bekannt ist, dann füllen Sie die Felder: Vorname, Nachname, (optional) Mobiltelefon und Spracheinstellung
    • Wählen Sie das Signaturlevel
    • Wählen Sie Anmeldung vor Unterzeichnung an, damit der Empfänger sich bei FP Sign registrieren bzw. einen FP Sign Account nutzen muss um das Dokument zu unterzeichnen
      • Signaturen ohne Anmeldungen werden von Gastaccounts durchgeführt, die kein registriertes FP Sign Konto benötigen
    • (optional) Wählen Sie eine geeignete Zwei-Wege-Authentifizierung aus, um das Dokument mit einem zweiten Sicherheitsfaktor zu schützen
      • Wir empfehlen immer die SMS TAN zu nutzen, um das Dokument bzw. die Anfrage per E-Mail bei der Signatur mit Gastaccounts zusätzlich zu schützen
  6. (optional) Füllen Sie das Feld Private Nachricht
    • Diese private Nachricht wird nur dem Empfänger bei der Signatur und in der E-Mail der Signaturanfrage angezeigt
  7. Klicken Sie auf Empfänger bestätigen
  8. Wiederholen Sie dies bis alle Empfänger hinzugefügt sind
  9. (optional) Definieren Sie mit dem Knopf Unterschrift die Signaturpositionen
  10. (optional) Gruppieren Sie Empfänger bei Bedarf
  11. (optional) Folgen Sie Schritt 4
    • Tags: Für die bessere Sortierung aller Anfragen können Sie Tags nutzen
      • Öffentliche Tags werden allen Teilnehmern angezeigt
      • Unternehmens-Tags werden Teilnehmern des eigenen FP Sign Mandanten angezeigt
      • Private Tags sehen nur Sie
      • Später können Sie nach Tags suchen und filtern, um bspw. Dokumente einer Art oder eines Vorgangs zu finden
    • Metadaten in sichtbaren Signaturen
      • Sie können entscheiden ob bei Empfängern Metadaten unter der Signatur angezeigt werden sollen. Dies beinhaltet Vor- und Nachname und Zeitstempel.
    • Ablaufdatum festlegen
      • Vorgänge können automatisch abgebrochen und widerrufen werden. Den Zeitpunkt dafür können Sie hier definieren.
    • Benachrichtigung
      • Die Abbruch- und Abschlussbenachrichtigung kann nur an Sie oder an alle Teilnehmer gehen.
    • Nachricht an Gegenzeichner
      • Hier können Sie einen Kommentar hinterlegen, der im Gegensatz zur privaten Nachricht an alle Teilnehmer ausgespielt wird.
    • Delegation erlauben
      • Delegation erlaubt es Empfängern Vorgänge weiterzuleiten bspw. für den Fall, dass jemand Anderes zuständig ist.
    • Workflowdokumente nicht per E-Mail senden
      • In der Abschlussmail werden die signierten und Anlage-Dateien nicht angehangen.
  12. Drücken Sie auf Anfrage erstellen, um die Anfrage zu starten
    ODER
    Drücken Sie auf Anfrage erstellen und duplizieren, um die Anfrage zu starten und eine identisch-konfigurierte Anfrage nochmal aufzurufen
    ODER
    Drücken Sie auf Als Vorlage speichern und hinterlegen Sie einen Namen für die Vorlage, um diese später erneut zu nutzen.

 

 

Signaturanfrage mit mehreren Dokumenten erstellen

 

In FP Sign können Sie Signaturanfragen mit einem oder mehreren signaturpflichtigen Dokumenten erstellen. Hierbei ergeben sich vereinzelt unterschiede in der Erstellung, den verfügbaren Funktionen und der Verarbeitung beim Unterzeichner.

Vorgänge mit mehreren signaturpflichtigen Dokumenten werden auch Dokumentenmappe genannt.

In diesen Funktionen unterscheiden wir:

  • Delegation von Vorgängen steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung
  • Ablaufdatum für Vorgänge steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung
  • Unterschreibt ein Empfänger bei mehreren Dokumenten mindestens 1 Dokument, dann kann bei anderen Dokumenten der Dokumentenmappe das Signaturlevel "Zur Information" für diesen Empfänger nicht genutzt werden

Führen Sie für die Erstellung einer Anfrage mit einem signaturpflichtigen Dokument folgende Schritte durch:

  1. Loggen Sie sich ein unter https://app.fp-sign.com
  2. Klicken Sie auf Neue Anfrage erstellen
    • Dies wird nur angezeigt, wenn Ihr FP Sign Administrator Ihnen das Recht Workflow Ersteller zugewiesen hat
  3. Folgen Sie Schritt 1 und laden Sie Dokumente hoch, die signiert werden sollen
    • FP Sign überprüft, ob die Dokumente signierbar sind
    • Grüner Haken = Signierbar
    • Rotes X = Überprüfen Sie das Dokument auf Schreibschutz, Beschädigung o.Ä.
  4. Verschieben Sie die Dokumente in die gewünschte Reihenfolge
  5. Klicken Sie auf Weiter
  6. Hinterlegen Sie den Namen der für die Dokumentenmappe vergeben wird
    • Die Empfänger erhalten diesen per E-Mail
  7. Die Signaturanfrage für das erste Dokument wird geöffnet
  8. (optional) Laden Sie Anlagedokumente hoch welches bei Anfrage mitgesendet, jedoch nicht signiert werden soll
  9. Folgen Sie Schritt 2
    • Wählen Sie Signieren/Unterzeichnen (oder ein anderes Signaturlevel) aus um das Dokument vor versandt selber zu signieren
    • Wählen Sie ein Signaturbild aus oder laden Sie ein eigenes Signaturbild hoch
    • Klicken Sie das Signaturbild an
    • Bewegen Sie das Signaturbild in der Dokumenten an die gewünschte Stelle
    • Bestätigen Sie die Platzierung Sie die Signatur mit dem blauen Haken
      ODER
    • Wählen Sie Lesebestätigung (ohne Unterschrift) um das Dokument ohne eine eigene Signatur zu versenden
  10. Folgen Sie Schritt 3
    • Füllen Sie das Feld: E-Mail-Adresse des Signaturempfängers
    • FP Sign überprüft nun, ob der Empfänger FP Sign bekannt ist
    • Wenn er nicht bekannt ist, dann füllen Sie die Felder: Vorname, Nachname, (optional) Mobiltelefon und Spracheinstellung
    • Wählen Sie das Signaturlevel
    • Wählen Sie Anmeldung vor Unterzeichnung an, damit der Empfänger sich bei FP Sign registrieren bzw. einen FP Sign Account nutzen muss um das Dokument zu unterzeichnen
      • Signaturen ohne Anmeldungen werden von Gastaccounts durchgeführt, die kein registriertes FP Sign Konto benötigen
    • (optional) Wählen Sie eine geeignete Zwei-Wege-Authentifizierung aus, um das Dokument mit einem zweiten Sicherheitsfaktor zu schützen
      • Wir empfehlen immer die SMS TAN zu nutzen, um das Dokument bzw. die Anfrage per E-Mail bei der Signatur mit Gastaccounts zusätzlich zu schützen
  11. (optional) Füllen Sie das Feld Private Nachricht
    • Diese private Nachricht wird nur dem Empfänger bei der Signatur und in der E-Mail der Signaturanfrage angezeigt
  12. Klicken Sie auf Empfänger bestätigen
  13. Wiederholen Sie dies bis alle Empfänger hinzugefügt sind
  14. (optional) Definieren Sie mit dem Knopf Unterschrift die Signaturpositionen so oft wie benötigt
  15. (optional) Gruppieren Sie Empfänger
  16. (optional) Folgen Sie Schritt 4
    • Tags: Für die bessere Sortierung aller Anfragen können Sie Tags nutzen
      • Öffentliche Tags werden allen Teilnehmern angezeigt
      • Unternehmens-Tags werden Teilnehmern des eigenen FP Sign Mandanten angezeigt
      • Private Tags sehen nur Sie
      • Später können Sie nach Tags suchen und filtern, um bspw. Dokumente einer Art oder eines Vorgangs zu finden
    • Metadaten in sichtbaren Signaturen
      • Sie können entscheiden ob bei Empfängern Metadaten unter der Signatur angezeigt werden sollen. Dies beinhaltet Vor- und Nachname und Zeitstempel.
    • Ablaufdatum festlegen
      • Vorgänge können automatisch abgebrochen und widerrufen werden. Den Zeitpunkt dafür können Sie hier definieren.
    • Benachrichtigung
      • Die Abbruch- und Abschlussbenachrichtigung kann nur an Sie oder an alle Teilnehmer gehen.
    • Nachricht an Gegenzeichner
      • Hier können Sie einen Kommentar hinterlegen, der im Gegensatz zur privaten Nachricht an alle Teilnehmer ausgespielt wird.
    • Workflowdokumente nicht per E-Mail senden
      • In der Abschlussmail werden die signierten und Anlage-Dateien nicht angehangen.
  17. Drücken Sie auf Nächstes Dokument
    • Die Einstellungen dieses Dokumentes (Meine Signatur, Empfänger und Optionen) werden auf das nächste Dokument übertragen
  18. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Signaturlevel der Empfänger je Dokument der Dokumentenmappe
  19. Platzieren Sie bei Bedarf erneut Ihre eigene oder die Signaturpositionen der Empfänger
  20. Wiederholen Sie die Schritte
  21. Klicken Sie beim letzten Dokument auf Anfrage abschließen und Ihre Dokumentenmappe wird dann gestartet
 

Gruppenfunktion - Parallel Vorgänge anfragen

 

 

In FP Sign können Sie Signaturanfragen an Gruppen erstellen, um Vorgänge an mehrere Personen gleichzeitig zu senden.

Innerhalb dieser Gruppen ist es auch möglich, dass nur ein Teil der Gruppe unterzeichnen muss, damit der Schritt als abgeschlossen gilt.

Führen Sie dafür folgende Schritte durch:

  1. Folgen Sie den gleichen Schritten wie bei Signaturanfrage mit einem Dokument erstellen bis alle Empfänger hinzugefügt sind
  2. Klicken Sie auf die zusammenzeigenden Pfeile beim entsprechenden Empfänger
    • Teilnehmer mit der Signaturlevel "Lediglich zur Informationen" können nicht gruppiert werden.
  3. Die Teilnehmer sind nun gruppiert. Gruppieren Sie bei Bedarf weitere Teilnehmer.
  4. Wählen Sie aus, wie viele Teilnehmer dieser Gruppe mind. signieren müssen, damit der Empfängerschritt als abgeschlossen gilt.

Die Empfängergruppe ist definiert. Anschließend läuft die Signaturanfrage alle Empfängerschritte nacheinander durch.

Teilnehmer in Gruppen können parallel agieren. Teilnehmer außerhalb von Gruppen sind ein Schritt, der abgeschlossen werden muss, damit der Vorgang zum nächsten Empfängerschritt läuft.